Privacyverklaring Whoon Oisterwijk

Laatst bijgewerkt: 21 oktober 2026

In het kort

• Wij gebruiken uw gegevens om bestellingen, afspraken en vragen af te handelen. Wij verkopen ze niet.
• Analyse- en advertentiecookies plaatsen wij alleen met uw toestemming. Weigeren heeft geen gevolgen voor het gebruik van de website.
• Onze chatbot werkt met een AI-taalmodel van Google. Dat staat ook in het chatvenster.
• U kunt uw gegevens inzien, laten corrigeren of laten verwijderen via contact@whoon.com.

Wie wij zijn

Meubilex B.V., handelend onder de naam Whoon Oisterwijk, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Waar hieronder “wij” staat, wordt Meubilex B.V. bedoeld.

• Website: www.whoon.com
• Adres: Heusdensebaan 65, 5061 PN Oisterwijk
• Telefoon: 013 7200722
• E-mail (ook voor privacyvragen): contact@whoon.com
• KvK-nummer: 54966183

Wij verzorgen ook IT-diensten voor andere bedrijven, zoals De Lounge Interieur B.V. (Lounge Zwolle). Voor die diensten zijn wij verwerker. De gegevens van die bedrijven houden wij gescheiden van onze eigen klantgegevens.

Welke persoonlijke data wij verwerken

Welke gegevens wij verwerken hangt af van wat u met ons doet:

• • Voor- en achternaam
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • IP-adres
  • Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt. Bijvoorbeeld door een profiel op onze website aan te maken.
  • Locatiegegevens
  • Gegevens over uw activiteiten op onze website
  • Gegevens over uw surfgedrag over verschillende websites. Bijvoorbeeld omdat dit bedrijf onderdeel is van een advertentienetwerk.
  • Internetbrowser en apparaat type
  • Ordernummer en postcode (bij het opzoeken van uw bestelling)
  • De inhoud van berichten die u ons stuurt: e-mail, contactformulier, chat, WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram en reacties onder onze berichten op sociale media.
  • Uw profielnaam en openbare profielfoto op sociale media, als u ons daar benadert
  • Gegevens die u zelf actief verstrekt, bijvoorbeeld bij een offerte, afspraakverzoek of stijladvies
  • Sollicitatiegegevens (cv, motivatie en contactgegevens) als u op een vacature reageert
  • Naam, foto’s en verhaal voor een klantverhaal (“Binnenkijken bij…”), als u daarvoor toestemming geeft

Wij ontvangen de meeste gegevens van u zelf. Daarnaast verzamelen wij gegevens automatisch met cookies (alleen met uw toestemming) en ontvangen wij uw profielnaam en berichten van sociale-mediaplatforms als u ons daar benadert.

Kinderen

Onze website en dienst zijn niet bedoeld voor bezoekers jonger dan 16 jaar, tenzij zij toestemming hebben van hun ouders of voogd. Wij kunnen niet controleren of een bezoeker ouder is dan 16. Wij raden ouders daarom aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen. Bent u als ouder ervan overtuigd dat wij zonder die toestemming gegevens over een minderjarige hebben verzameld? Neem dan contact met ons op via contact@whoon.com; wij verwijderen die gegevens dan.

Waarvoor wij gegevens verwerken en op welke grondslag

Geautomatiseerde besluitvorming

Meubilex B.V. neemt geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen voor u hebben of u op een vergelijkbare manier aanmerkelijk treffen. Ook bouwen wij geen profiel van u op om u anders te behandelen. De programma’s die wij voor bestellingen en verzending gebruiken (zoals LogicTrade en MyParcel) staan in het overzicht van partijen met wie wij gegevens delen.

Onze chatbot en klantenservice-chat

Op onze websites staat een chatvenster. Omdat hier de meeste vragen over gaan, leggen wij dit apart uit.

Dat u met een computer praat, zeggen wij erbij

In het chatvenster staat: “Je chat met een AI-assistent · antwoorden kunnen fouten bevatten.” Dat is geen kleine lettertjes-formaliteit maar een verplichting uit de Europese AI-verordening: u hoort te weten wanneer u met een computer praat en niet met een mens. Wordt het gesprek overgenomen door een medewerker, dan verdwijnt die melding en ziet u de naam van de medewerker.

Wat er met uw chatbericht gebeurt

Om uw vraag te kunnen beantwoorden sturen wij de tekst van het gesprek naar Google (Gemini), de taalmodel-dienst die onze chatbot aandrijft. Google is hierbij onze verwerker. Daarbij geldt:

• Wij gebruiken een betaalde zakelijke variant. Google gebruikt deze gesprekken niet om zijn modellen mee te trainen.
• Uw IP-adres gaat niet mee naar Google.
• Uw postcode gaat nooit naar Google. Als u de status van uw bestelling opvraagt, controleren wij het paar ordernummer + postcode op onze eigen server. Alleen een korte samenvatting van de bestelling — status, verwachte levering — komt in het gesprek terecht.
• Wat u zelf intypt gaat wél mee. Zet daarom geen gegevens in de chat die daar niet horen: geen burgerservicenummer, geen bankgegevens, geen medische informatie.

Google kan gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Zie Doorgifte buiten de EU.

Hoe lang wij chats bewaren

• Gesprekken met de chatbot bewaren wij maximaal 11 maanden, daarna worden ze automatisch verwijderd. In dit logboek staat geen IP-adres. Wij gebruiken het om te zien welke vragen vaak gesteld worden en waar de bot het fout deed.
• Gesprekken met een medewerker (chat, e-mail, WhatsApp, Facebook, Instagram) worden als klantcontact bewaard, maximaal 12 maanden na afronding, tenzij ze bij een bestelling horen — dan gelden de bewaartermijnen verderop.
• Om misbruik tegen te gaan bewaren wij uw IP-adres versleuteld (als hashwaarde) en hooguit 24 uur, uitsluitend om te tellen hoeveel verzoeken er van één plek komen.

Beoordeelt de chatbot u?

Nee. De chatbot beantwoordt vragen, zoekt producten en de status van een bestelling op, en kan u naar het juiste formulier of een medewerker leiden. Er worden geen besluiten genomen die rechtsgevolgen voor u hebben of u in aanmerkelijke mate treffen, en er wordt geen profiel van u opgebouwd om u anders te behandelen. U kunt altijd vragen om een medewerker.

Als een medewerker meeleest

Vraagt u om een medewerker, of schakelt de bot door, dan ziet die medewerker het gesprek zoals u het schreef. Onze medewerkers werken in een afgeschermde omgeving en zien alleen de merken waarvoor zij werken.

Contact via Facebook, Instagram en WhatsApp

Neemt u contact op via Facebook Messenger, Instagram-berichten, WhatsApp of door te reageren op onze berichten, dan ontvangen en bewaren wij uw bericht, uw profielnaam en uw openbare profielfoto in ons klantenservicesysteem, zodat wij u kunnen antwoorden.

Op sommige berichten reageren wij automatisch met een standaardantwoord of een privébericht. Ook dan komt uw bericht bij een medewerker terecht.

Meta (Facebook, Instagram, WhatsApp) is voor het platform zelf een eigen verwerkingsverantwoordelijke. Op uw gebruik van die platforms is ook het privacybeleid van Meta van toepassing.

Uw gegevens laten verwijderen. Wilt u dat wij uw berichten en profielgegevens uit ons klantenservicesysteem verwijderen? Dat kan altijd, en het kost u niets. Zie Verzoek tot verwijdering van gegevens verderop.

Cookies en vergelijkbare technieken

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken, zoals opslag in uw browser. Die delen wij in vier soorten in:

• Noodzakelijk — nodig om de website te laten werken: uw sessie, uw inlog, de beveiliging, het onthouden van uw cookiekeuze en de chat. Hiervoor is geen toestemming nodig.
• Functioneel — inhoud van anderen, zoals kaarten (Google Maps) en video’s (Vimeo), spambeveiliging van formulieren (Google reCAPTCHA; daar vragen wij uw toestemming voor als u een formulier invult), een lijst van producten die u onlangs bekeek, en een chat die onthoudt wanneer hij u voor het laatst hulp aanbood. Kaarten en video’s kunt u ook los toestaan; die toestemming geldt dan alleen voor die dienst.
• Analytisch — om te meten hoe de website wordt gebruikt (Google Analytics), via welke weg u op de website kwam, en vanaf welke pagina u een formulier invulde.
• Marketing — om advertenties af te stemmen op uw bezoek en te meten wat ze opleveren (Google Ads, Meta, Pinterest, LinkedIn, Microsoft Clarity), ook met opnames van bezoeken (wat u aanklikt, hoe ver u scrolt en hoe de muis beweegt), en om e-mails af te stemmen op uw interesses (Drip, ActiveCampaign).

Functionele, analytische en marketingcookies plaatsen wij pas nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven in de cookiebanner. U kiest per soort. Weigeren heeft geen gevolgen voor het gebruik van de website. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen of intrekken via “Cookie-instellingen” op de website of op onze cookiepagina; trekt u toestemming in, dan verwijderen wij de cookies van die soort. Uw keuze bewaren wij als bewijs (een willekeurig toestemmings-ID, het tijdstip, uw keuze en een ingekort IP-adres) gedurende 24 maanden, op onze eigen server. Dat doen wij op grond van ons gerechtvaardigd belang om te kunnen aantonen dat u toestemming gaf.

Zodra u zelf een chatgesprek start, slaat het chatvenster in uw browser op dat het gesprek open staat, zodat u niet opnieuw hoeft te beginnen als u naar een andere pagina gaat. Dat is noodzakelijk voor de chat die u zelf start.

Heeft u een account en logt u in, dan slaan wij cookies op voor uw inlog (2 dagen, of 2 weken als u “Herinner mij” kiest) en voor schermweergave (1 jaar). Zodra u uitlogt, worden die inlogcookies verwijderd.

Welke cookies het precies zijn, van wie, waarvoor en hoe lang: www.whoon.com/cookies

Ingesloten inhoud van andere websites

Onze pagina’s kunnen ingesloten inhoud tonen, bijvoorbeeld video’s, kaarten of berichten van andere websites. Die inhoud gedraagt zich alsof u die andere website zelf bezoekt: de aanbieder kan gegevens over u verzamelen, cookies gebruiken en uw interactie volgen. Wij laden ingesloten inhoud die volgcookies plaatst pas nadat u toestemming heeft gegeven.

Reacties en media op de website

Laat u een reactie achter, dan verzamelen wij de gegevens uit het reactieformulier, uw IP-adres en de browserinformatie, om spam op te sporen. Een versleutelde weergave van uw e-mailadres kan naar de Gravatar-dienst worden gestuurd; zie automattic.com/privacy.

Uploadt u afbeeldingen naar de site, verwijder dan eerst eventuele EXIF-locatiegegevens: bezoekers kunnen die uit het bestand lezen.

Reacties bewaren wij zolang het bericht waarop u reageerde op de site staat, en daarna hooguit nog 12 maanden. Daarna verwijderen wij ze.

Met wie wij uw gegevens delen

Wij delen uw gegevens alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening of als de wet ons daartoe verplicht. Partijen die gegevens namens ons verwerken (verwerkers) gebruiken die alleen volgens onze instructies; met hen sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Partijen die zelf bepalen waarvoor zij gegevens gebruiken (zelfstandig verantwoordelijken) vermelden wij als zodanig. Wij verkopen uw gegevens niet.

Bij de Meta Pixel zijn wij en Meta samen verantwoordelijk voor het verzamelen en doorsturen van de gegevens naar Meta. De afspraken daarover staan in het Controller Addendum van Meta; de essentie daarvan kunt u bij ons opvragen. Wat Meta daarna met de gegevens doet, valt onder Meta’s eigen verantwoordelijkheid.

Doorgifte buiten de EU

Een aantal van onze leveranciers is gevestigd in de Verenigde Staten of kan gegevens daar verwerken: Google, Meta, Microsoft, Pinterest, LinkedIn, Vimeo, Drip, ActiveCampaign en, voor de afbeeldingen in ons blog, Supabase en Cloudflare. Voor Google, Meta, Microsoft, Pinterest, LinkedIn, ActiveCampaign en Cloudflare baseren wij ons op het EU-US Data Privacy Framework, waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen; voor Vimeo, Drip en Supabase op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met afspraken over beveiliging. Een kopie van de gebruikte waarborgen kunt u opvragen via contact@whoon.com.

Onze hosting (Hetzner) en onze database (Supabase) staan binnen de Europese Unie.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Bent u geregistreerd gebruiker, dan kunt u uw gegevens op elk moment bekijken, wijzigen of verwijderen in uw profiel. Uw gebruikersnaam kan niet worden gewijzigd.

Hoe wij uw gegevens beveiligen

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en treffen passende technische en organisatorische maatregelen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging:

• Versleutelde verbindingen (TLS/SSL) tussen uw browser en onze servers
• Toegang tot klantgegevens alleen voor medewerkers die dat voor hun werk nodig hebben, met persoonlijke accounts
• Medewerkers zien alleen de merken en de werkomgeving waarvoor zij werken
• Verwerkersovereenkomsten met onze leveranciers
• Geen IP-adressen in ons chatlogboek, en automatische verwijdering van oude gegevens
• Bij het opzoeken van een bestelling vragen wij ordernummer én postcode, en zeggen wij bij een fout nooit welk van de twee niet klopte — anders zou dat te raden zijn

Heeft u de indruk dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn, of zijn er aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op via contact@whoon.com.

Uw rechten

U heeft het recht om:

• in te zien welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
• die gegevens te laten corrigeren als ze onjuist zijn;
• uw gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing;
• uw gegevens over te dragen te krijgen in een gangbaar computerbestand;
• gegeven toestemming in te trekken, op elk moment.

• een kopie op te vragen van de waarborgen die wij hebben getroffen bij doorgifte van uw gegevens buiten de EU.

Stuur uw verzoek naar contact@whoon.com. Wij reageren binnen één maand. Is uw verzoek ingewikkeld, dan mogen wij die termijn met twee maanden verlengen; wij laten u dat dan binnen de eerste maand weten.

Wij vragen u niet standaard om een kopie van uw identiteitsbewijs. Wij stellen uw identiteit vast op een manier die past bij het verzoek — bijvoorbeeld door te antwoorden op het e-mailadres dat bij uw bestelling hoort. Alleen als er gerede twijfel bestaat over uw identiteit, vragen wij om aanvullende gegevens. Sturen wij daar toch om, dan vragen wij u om op de kopie uw pasfoto, het BSN en de MRZ (de strook cijfers onderaan) af te schermen; gebruik bij voorkeur de KopieID-app van de Rijksoverheid.

Een verzoek tot verwijdering kunnen wij niet altijd volledig uitvoeren: gegevens die wij wettelijk moeten bewaren (bijvoorbeeld facturen voor de Belastingdienst) blijven staan tot die termijn verstreken is. Wij vertellen u dan wat er wel en niet is verwijderd.

Klacht indienen Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verzoek tot verwijdering van gegevens

Wilt u dat wij de gegevens verwijderen die wij van u hebben — bijvoorbeeld uw berichten via Facebook Messenger, Instagram of WhatsApp, uw chatgesprekken, of uw klantgegevens — dan kunt u dat op twee manieren aanvragen:

1. Stuur een e-mail naar contact@whoon.com met als onderwerp Verwijderverzoek. Vermeld daarbij zo precies mogelijk waar het om gaat: het e-mailadres, telefoonnummer of de profielnaam waarmee u ons benaderde.
2. Stuur ons een bericht via het kanaal waar u ons sprak (Facebook, Instagram of WhatsApp) met de tekst “Verwijder mijn gegevens”.

Wat er daarna gebeurt:

• Wij bevestigen uw verzoek binnen enkele werkdagen.
• Wij verwijderen uw berichten, chatgesprekken en profielgegevens uit ons klantenservicesysteem, en bij de sociale-mediaplatforms de gegevens waarover wij zeggenschap hebben.
• Wij ronden dit binnen één maand af en laten u weten wat er is verwijderd.
• Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren — met name facturen en de financiële administratie — kunnen wij niet verwijderen. Wij vertellen u welke dat zijn en hoe lang die bewaartermijn nog loopt.

Het verwijderen is kosteloos.

Wijzigingen in deze verklaring

Wij passen deze privacyverklaring aan als onze dienstverlening of de wet daartoe aanleiding geeft. De datum bovenaan geeft aan wanneer dat voor het laatst gebeurde. Bij ingrijpende wijzigingen melden wij dat op onze website.